Cada vez que se termina el cierre contable de un año se debe tramitar la legalización de los libros contables ante el Registro Mercantil de la Comunidad Autónoma en la que se encuentre el domicilio social de tu empresa.

La fecha límite se encuentra normalmente en los cuatro primeros meses del año siguiente al vencido, pero  nos tiene que quedar claro  que la legalización de los libros contables es un paso obligatorio.

Desde el año 2013, la forma correcta de legalizar los libros es telemáticamente, según la Ley 14/2013 de Emprendedores. Estos libros se deberán conservar en la empresa al menos durante cuatro años.

¿Quiénes están obligados?

Se obliga a la legalización de los libros contables a:

  • Entidades inscritas en el Registro Mercantil, como por ejemplo Sociedades
  • Autónomos que tributen en Estimación Directa normal
  • Empresarios individuales inscritos en el Registro Mercantil

Legalización de los libros contables: ¿cuáles?

Los libros que hay que presentar de manera obligatoria son:

  • Libro Diario
  • Libro de Actas de las Juntas Generales y de los Órganos Colegiados de la Sociedad
  • Registro de Socios, para Sociedades Limitadas
  • Registro de Acciones Nominativas, para Sociedades Anónimas
  • Registo de Contratos, sólo para Sociedades Unipersonales
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

De manera voluntaria, todos los empresarios y autónomos son libres de presentar cualquier otro libro que quieran.

¿Por qué se legalizan?

Es una forma que tiene la Administración Pública de cerrar la información económica de la sociedad. De esa manera, se aseguran de que las cuentas no serán manipuladas a posteriori.

Incumplimiento de la legalización de los libros contables

Los motivos por los que podemos plantearnos que una sociedad no legalice los libros contables en plazo o directamente no lo realice son, de manera generalizada, los siguientes:

  • No tener certeza sobre si lo que hemos presentado será lo correcto
  • No tener la contabilidad cerrada pro falta de algunos apuntes concretos
  • Preferir esperar a la fecha del depósito de cuentas para que las cuentas anuales y los libros no presenten saldos diferentes.

Si tienes alguna duda sobre la legalización de los libros contables, en Age Consulting te podemos asesorar.